ในสถานประกอบการที่มีพนักงานจำนวนมาก การมีระบบการจัดการด้านความปลอดภัยและสุขภาพอนามัยที่ดี จะช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดอุบัติเหตุและโรคจากการทำงาน ดังนั้น จึงมีการจัดตั้ง คปอ. (คณะกรรมการความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน) ในสถานประกอบการเพื่อดูแลความปลอดภัยในการทำงานของพนักงาน และยกระดับมาตรฐานความปลอดภัยให้เป็นไปตามมาตรฐาน
คปอ. คืออะไร?
คปอ. (คณะกรรมการความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน) คือ หน่วยงานภายในองค์กรที่มีบทบาทสำคัญในการดูแลและควบคุมเรื่องความปลอดภัยและสุขภาพในสถานที่ทำงาน เป้าหมายหลักของ คปอ. คือการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัยสำหรับลูกจ้างหรือพนักงานทุกคนภายในองค์กรหรือสถานประกอบการ ไม่ว่าจะเป็นด้านสุขภาพกาย สุขภาพจิต รวมถึงการป้องกันอันตรายที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงาน
หน้าที่และความรับผิดชอบของ คปอ.
คปอ. มีหน้าที่ในการกำหนดและติดตามนโยบายความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับสถานประกอบการ โดยมีการประเมินความเสี่ยง การตรวจสอบสภาพแวดล้อมในการทำงาน และการรายงานผลการดำเนินการต่อผู้บริหาร นอกจากนี้ คปอ. ยังต้องเป็นผู้รับผิดชอบในการส่งเสริมการฝึกอบรมและให้ความรู้ด้านความปลอดภัยแก่นายจ้างและลูกจ้าง เพื่อเพิ่มพูนความรู้ความเข้าใจในการป้องกันอันตรายที่อาจเกิดขึ้นในที่ทำงาน ซึ่งมีวาระการทำงาน 2 ปี ทางนายจ้างต้องมีการเลือกตั้งคณะกรรมการรุ่นใหม่อีกครั้ง และต้องส่งเข้าอบรมคปอ ก่อนที่รุ่นเก่าจะหมดวาระงาน
ซึ่งในการอบรมคปอ คุณสามารถเลือกรุปแบบจัดอบรมที่เหมาะกับองค์กรของคุณ ซึ่งมีให้เลือกหลักๆ 2 แบบ คือ แบบอบรมคปอ in house (วิทยากรเดินทางไปสอนถึงสถานที่) และ แบบอบรมคปอ บุคคลทั่วไป (ลูกค้าเดินทางมาอบรมตามสถานที่ฝึกของศูนย์ฝึก)
การจัดประชุมของ คปอ.
หนึ่งในหน้าที่สำคัญของ คปอ. คือ การจัดการประชุมเป็นประจำทุกเดือน ซึ่งเป็นข้อบังคับตามกฎหมาย การประชุมนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อหารือถึงสถานการณ์ปัจจุบันเกี่ยวกับความปลอดภัยในสถานประกอบการ ตรวจสอบมาตรการความปลอดภัยที่มีอยู่ และเสนอแนะแนวทางในการปรับปรุงและพัฒนาสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น โดยต้องมีคณะกรรมการเข้าประชุมไม่น้อยกว่าครั้งนึงของจำนวน คปอ
6 ขั้นตอนการประชุม คปอ ต้องทำอะไรบ้าง
1. ก่อนจัดประชุม คปอ
ก่อนจะจัดประชุมผู้ที่มีหน้าที่เตรียมงาน คือ เลขานุการในการประชุมอย่าง จป. วิชาชีพ โดยต้องเตรียมเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น รายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา รายงานอุบัติเหตุในสถานที่ทำงาน และข้อมูลสถิติที่เกี่ยวข้อง การเตรียมวาระการประชุมควรครอบคลุมทุกประเด็นสำคัญที่จะต้องมีการพิจารณา นอกจากนี้ยังต้องจัดเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น คอมพิวเตอร์สำหรับนำเสนอ PowerPoint และอุปกรณ์อื่นๆ ที่อาจต้องใช้ในระหว่างการประชุม
ควรแจ้งกำหนดการประชุม และระเบียบวาระการประชุมให้กรรมการทราบ อย่างน้อย 3 วันก่อนถึงวันประชุม
2. ประชุม คปอ ตามวาระ
ในการประชุม คปอ. จะมีการนำเสนอวาระต่างๆ ตามที่ได้กำหนดไว้ โดยการประชุมจะแบ่งออกเป็น 5 วาระหลัก ได้แก่
วาระที่ 1: เรื่องแจ้งเพื่อทราบ ในวาระแรกนี้ จป.วิชาชีพจะทำการแจ้งเรื่องที่สำคัญซึ่งเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นในเดือนที่ผ่านมา สถิติการเจ็บป่วยของพนักงาน หรือข้อแนะนำและมาตรการใหม่ๆ ที่ควรนำมาใช้ในองค์กร เพื่อให้คณะกรรมการทุกคนได้รับทราบข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจในการประชุม
วาระที่ 2: รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา หลังจากที่มีการแจ้งข้อมูลที่จำเป็นในวาระแรกแล้ว ในวาระที่สองจะเป็นการรับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา โดยกรรมการจะพิจารณาว่ารายงานดังกล่าวถูกต้องและครบถ้วนหรือไม่ หากมีข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ต้องแก้ไข จป.วิชาชีพจะต้องทำการปรับปรุงแก้ไขตามที่ได้มีการตกลงกัน
วาระที่ 3: เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่ผ่านมา วาระที่สามนี้เป็นการติดตามผลเรื่องที่ได้มีการพิจารณาในประชุมครั้งที่ผ่านมา ว่ามีการดำเนินการตามที่ได้สรุปไว้หรือไม่ และผลการดำเนินการเป็นอย่างไร หากยังมีเรื่องที่ค้างคา คปอ. จะต้องทำการพิจารณาและให้คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการดำเนินการในอนาคต
วาระที่ 4: เรื่องนำเสนอเพื่อพิจารณา ในวาระที่สี่ จป.วิชาชีพและกรรมการท่านอื่นๆ จะนำเสนอเรื่องใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงานเพื่อให้คณะกรรมการพิจารณา เช่น การนำเสนอแผนการตรวจสอบความปลอดภัย การปรับปรุงนโยบายความปลอดภัย หรือการนำเสนอเทคโนโลยีใหม่ที่สามารถนำมาใช้ในองค์กร เพื่อเพิ่มความปลอดภัย
วาระที่ 5: อื่นๆ วาระสุดท้ายนี้จะเป็นการเปิดโอกาสให้คณะกรรมการได้เสนอเรื่องที่ไม่ได้อยู่ในวาระหลัก เพื่อพิจารณาเพิ่มเติม หรือเสนอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะต่างๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงการจัดการด้านความปลอดภัยในที่ทำงาน
4. สรุปผลและจัดทำรายงานการประชุม
หลังจากเสร็จสิ้นการประชุม จป.วิชาชีพจะต้องทำการสรุปผลการประชุมและจัดทำรายงานการประชุมให้ครบถ้วน รายงานดังกล่าวควรประกอบด้วยวาระการประชุม ข้อสรุปและมติที่ได้จากการประชุม รวมถึงข้อเสนอแนะและแผนการดำเนินการในอนาคต รายงานการประชุมนี้ควรถูกแจกจ่ายให้กับกรรมการทุกท่านเพื่อใช้เป็นข้อมูลในการประชุมครั้งถัดไป
ซึ่งมีตัวอย่างรายงานการประชุม คปอ >> ดาวน์โหลดรายงานการประชุม คปอ
5. ติดตามผลและปรับปรุงการดำเนินการ
หลังจากที่ได้มีการสรุปผลและจัดทำรายงานการประชุมแล้ว จป.วิชาชีพและคณะกรรมการ คปอ. จะต้องติดตามผลการดำเนินการตามที่ได้มีการสรุปไว้ในการประชุม หากพบว่ามีปัญหาหรืออุปสรรคในการดำเนินการ คปอ. จะต้องทำการปรับปรุงแผนการและแนวทางการดำเนินงานเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. การเตรียมการสำหรับการประชุมครั้งถัดไป
สุดท้ายนี้ เพื่อให้การประชุม คปอ. ในครั้งถัดไปเป็นไปอย่างราบรื่น จป.วิชาชีพควรทำการเตรียมการล่วงหน้า เช่น การรวบรวมข้อมูลและรายงานที่จำเป็น การเตรียมวาระการประชุมล่วงหน้า รวมถึงการแจ้งกำหนดการประชุมให้กรรมการทุกท่านทราบตามที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น
สรุป
การประชุม คปอ. ประจำเดือนเป็นข้อบังคับตามกฎหมาย ให้ คปอ ของสถานประกอบการต้องมีการจัดการประชุม เพื่อรักษามาตรฐานความปลอดภัยในที่ทำงาน การประชุมนี้ไม่เพียงแค่สร้างโอกาสในการทบทวนและปรับปรุงมาตรการความปลอดภัย แต่ยังเป็นการส่งเสริมให้ทุกคนในองค์กรตระหนักถึงความสำคัญของการทำงานอย่างปลอดภัยและมีสุขภาพดี